Spaudos valdymo sistema – kodėl tai svarbu įmonėms?

Spaudos valdymo sistema – kodėl tai svarbu įmonėms?

Dokumentų spausdinimas įvairaus dydžio įmonėse dažnai yra suvokiamas tarsi gretutinė, nematoma veikla, kuri arba suteikia daug naudos atliekant spausdinimo darbus įmonės viduje, arba kelia nepageidaujamus nepatogumus, kuomet spausdinimo sprendimai nėra tinkamai pritaikyti įmonės darbuotojų veiklai. Nors šiandien vis daugiau įvairių dokumentų yra laikomi debesijos sistemose, vis tik spausdinimas išlieka labiausiai naudojama administracine užduotimi daugumos įmonių biuruose.

Spaudos valdymo sistemos (angl. print management systems) nėra naujas terminas spausdintuvų pardavimais, remontu ir priežiūra užsiimančioms įmonėms, tačiau gali būti nežinomas paprastiems vartotojams. Spausdinimo sprendimai ir spausdintuvų valdymas dažnai yra apipinami mitais, tad pažvelkime, kokią naudą įmonei gali suteikti pažangi spaudos valdymo sistema.

Spaudos valdymo sistemos privalumai

Siekiant suprasti, kas yra spaudos valdymo sistemos, reikia žinoti, kokius privalumus jos gali suteikti kasdienei įmonės veiklai. Spausdinimo sprendimai, pvz. „Papercut MF“ aplikacija, leidžia sekti ir valdyti visas spausdinimo ir skenavimo užduotis. Vartotojams, t. y. įmonės darbuotojams, gali būti įvedami spausdinimo limitai arba spausdinimo darbai apmokestinami suteikiant kreditus. Administratorius gali matyti, kokios yra spausdinimo apimtys bei kas spausdinimui sunaudojo daugiausia popieriaus, kokiu dažniu atliekami spausdinimo darbai bei kitą informaciją.

Tačiau vienas iš didžiausių privalumų, kuriuos gali suteikti tokie spausdinimo sprendimai yra procesų automatizavimas. Automatizuotas skenavimas, vartotojų duomenų bazės surišimas su sistema palengvina administravimo darbus ir leidžia matyti, kada reikia pildyti dažų kasetes. Iš esmės, kuo įmonė didesnė, tuo automatizuoti spausdinimo sprendimai suteikia daugiau naudos, kadangi vykdyti spausdinimo kontrolę ir papildomai stebėti spausdintuvų parametrus tampa vis sunkiau.

Kokybiški spausdinimo sprendimai – daugiau tvarkos jūsų biure

Vieni iš opiausių klausimų didelėse įmonėse būna susiję su spausdinimo tvarka. Praktikoje labai dažnai spausdinami dokumentai yra paliekami spausdintuvuose, spausdinama per daug nereikalingų lapų ar veltui eikvojami spausdintuvo resursai. Visa tai virsta į neefektyvų įmonės resursų naudojimą ir net viso biuro darbo produktyvumo sumažėjimą, pavyzdžiui, kuomet darbuotojams tenka laukti eilėje prie spausdintuvo, kai netoliese esantis spausdintuvas yra laisvas ir nenaudojamas. Kokybiški spausdinimo sprendimai ne tik leidžia geriau valdyti turimus spausdinimo aparatų resursus, bet ir išvengti chaoso.

Viena iš priemonių, užtikrinanti efektyvų ir savalaikį dokumentų spausdinimą – „Find me printing“ funkcija. Tokie alternatyvūs spausdinimo sprendimai gerokai palengvina vartotojų patirtį, kadangi spausdinimo opcijoje vartotojas savo kompiuteryje mato tik vieną spausdintuvą. Paleidęs spausdinimą vartotojas spaudą gali atsiimti bet kuriame įmonės spausdintuve, tačiau tik su jam skirta kortele. Priėjus prie norimo spausdintuvo ir panaudojus kortelę spausdintuvas tik tada pradeda spausdinimą, todėl yra panaikinamos tokios problemos, kaip besimėtanti spauda įmonės spausdintuvuose, perteklinis lapų spausdinimas bei pagerinama bendra biuro tvarka.

Spaudos valdymo sistemos ir šiuolaikiški spausdinimo sprendimai šiandien jau nebėra privalumas, o veikiau būtinybė. Kaip ir kiekvienas verslo procesas, spausdinimo valdymas taip pat gali būti gerinamas ir tobulinamas kartu su įmonės augimu bei didėjančiais įmonės darbuotojų poreikiais, todėl kokybiškai integruoti spausdinimo sprendimai yra tai, kas leidžia tausoti gamtą ir užtikrinti sklandžiai atliekamus administracinius darbus įmonės viduje.