Kaip pasirinkti dokumentų naikiklį?

Kaip pasirinkti dokumentų naikiklį?

Dar ne taip seniai dokumentų naikiklis buvo aptinkamas pavieniuose biuruose, o jo naudojimas - neypatingai paplitęs reiškinys. Viskas pasikeitė sugriežtėjus asmens duomenų apsaugos (angl. GDPR) reikalavimams, kuomet įmonės ir individualūs verslai buvo priversti užtikrinti tam tikrų duomenų saugumą. Vis dėlto, jautrios informacijos konfidencialumu nemažai kompanijų rūpinosi nuolatos ir dokumentų naikiklius naudoja jau ilgą laiką. Bėgant laikui, dokumentų laikikliai tobulėjo ir keitėsi, todėl šiandien rinkoje galima rasti skirtingo saugumo lygių prietaisų, pritaikytų konkrečiai veiklai ar individualiems įmonių poreikiams. Pažvelkime, kokiais kriterijais reikėtų vadovautis renkantis dokumentų naikiklį šiandien bei kokios yra jų saugumo klasės.

Dokumentų saugumo svarba

Dokumentų naikiklis – kone vienintelis prietaisas, galintis užtikrinti tinkamą fiziškai prieinamų dokumentų sunaikinimą. 2014 metais atliktas tyrimas, orientuotas į informacijos rizikų valdymą, atskleidė, jog net dvejoms iš trijų Europoje veikiančių vidutinio dydžio įmonių didžiausią susirūpinimą kelia popierinių dokumentų saugumas. Kol dauguma įmonių vis dar pagrindinį dėmesį skiria kibernetiniam saugumui, praktika rodo, jog fizinių dokumentų ir joje esančios informacijos apsaugojimas nuo duomenų nutekėjimo yra ne mažiau svarbus bei keliantis didelį susirūpinimą.

Tinkamai pasirinktas dokumentų naikiklis padeda neatkuriamai sunaikinti nebegaliojančias įmonės sutartis su partneriais, banko sąskaitos duomenis, informaciją apie klientus, organizacijas bei įmonės darbuotojus, strateginius planus ir kitus svarbius dokumentus. Dokumentų naikiklis gali sunaikinti ir kreditines korteles ar CD laikmenas. Vis dėlto, rinkoje šių prietaisų yra daug, o daugelis jų pasižymi skirtingais parametrais, tad platesnis suvokimas apie šiuos prietaisus yra būtinas, norint išsirinkti tinkamą dokumentų naikiklį.

Dokumentų naikiklių saugumo lygiai

Visų pirma, kiekvienas dokumentų naikiklis turi nustatytą saugumo lygį ir yra skirtas konkrečiai veiklai ar įmonės dydžiui. Jei advokatams ar vyriausybės tarnautojams reikia didesnį saugumo lygį atitinkančio dokumentų naikiklio, tai nedidelės įmonės administratorei greičiausiai pakaks kur kas paprastesnio prietaiso. Saugumo lygiai yra skirstomi pagal klases, nuo P1 iki P7 (P7 laikant aukščiausia saugumo klase). Pavyzdžiui, rinkoje pripažinti „Rexel“ dokumentų naikikliai gali smulkinti dokumentus į 40-12500 smulkių dalių.

Dokumentų naikiklių saugumo klasės ir paskirtis:

• P1/P2 – A4 dokumento smulkinimas į 20/40 dalių. Paprastas kasdienių dokumentų naikinimas.
• P3 – A4 dokumento smulkinimas į 200 dalių. Skirtas dokumentų naikinimui su sąlyginai jautria informacija (adresai, telefonų numeriai ir kt.).
• P4 – A4 dokumento smulkinimas į 400 dalių. Skirtas verslo bankinių ir finansinių duomenų naikinimui (banko sąskaitų numeriai, bankinės transakcijos).
• P5 – A4 dokumento smulkinimas į 2000 dalių. Skirtas dokumentų naikinimui su jautria asmenine informacija, strateginiais planais, svarbiausiomis finansinėmis ataskaitomis.
• P6 – A4 dokumento smulkinimas į 6000 dalių. Skirtas teisinių, karinių ir finansinių dokumentų naikinimui, kuriuose yra nuosavybės teise saugomų duomenų.
• P7 – A4 dokumento smulkinimas į 12500 dalių. Skirtas aukščiausios svarbos vyriausybės ir nacionalinio saugumo dokumentų naikinimui.

Visi dokumentai, turintys konfidencialios informacijos, kurios nutekėjimas sukeltų neigiamų pasekmių verslui, turėtų būti naikinami bent P4 saugumo lygį atitinkančiu dokumentų naikikliu.

Svarbios papildomos funkcijos ir parametrai

Dokumentų naikiklis turi atitikti ne tik tam tikrus saugumo parametrus, bet ir individualius įmonės poreikius. Tam, kad dokumentų naikinimui didesnėje įmonėje darbuotojai neturėtų skirti daug laiko, dokumentų naikiklis turi būti pakankamai našus. Pavyzdžiui, automatinio smulkinimo funkcija leidžia darbuotojui taupyti laiką nestovint šalia, kol dokumentų naikinimas bus užbaigtas, o tiesiog palikti lapus specialioje talpoje. Našumas priklauso nuo to, kiek dokumentų naikiklis gali sunaikinti vienu pakrovimu. Jei paprasti, asmeniniui naudojimui skirti dokumentų naikikliai vienu kartu gali sunaikinti iki 10 lapų, tai 200 lapų automatinis naikiklis su 32 litrų talpos konteineriu užtikrins sklandų dokumentų naikinimą mažos ir vidutinio dydžio įmonės biure.

Jei vis dar kyla klausimų, koks dokumentų naikiklis atitiktų jūsų individualius poreikius, susisiekite su mūsų specialistais ir gaukite nemokamą konsultaciją!